La notaría es una de las funciones más importante y delicada que llevan a cabo los abogados y abogadas. Mediante la notaría se da fe o certifica ciertos actos, negocios o contratos, para que tengan efectos entre las partes, frente a toda la sociedad o el Estado. Por esta razón, la notaría es una de las funciones que más cuidado se le debe brindar ya que tiene el propósito de darle validez y confiabilidad a las transacciones jurídicas y económicas de la sociedad. La seriedad del trámite requiere cumplir con unos requisitos de sustancia y forma de los documentos que son muy estrictos. Todo trámite relacionado a esta tarea debe realizarse con el máximo cuidado, pues además de la sustancia de los documentos, es necesario cuidar la forma y cumplir con las exigencias de la Ley Notarial, las otras leyes sustantivas, impuestos y Rentas Internas.
La firma de todo documento notarial siempre debe llevarse a cabo frente a la persona notario, so pena de nulidad y de severas sanciones contra el notario que pueden incluir el desaforo.
Si no se conoce a la persona que firmará la escritura, acta o afidávit, debe exigirse a la persona una identificación con foto y firma, preferiblemente la licencia de conducir con firma. En el caso de que la persona muestre una tarjeta electoral que cumpla con estos requisitos, es indispensable incluir en el documento o afidávit que fue mostrada voluntariamente.
Los principales documentos notariales son las escrituras, actas, poderes y los afidávit. Los originales de las escrituras, actas y poderes se conservan en el Protocolo, que es un libro que por ley guarda el abogado o abogada para que se conserven los documentos notariales. Es fundamental que se tomen todas las precauciones para que estos documentos y los Protocolos no se dañen. Si uno de estos documentos o un Protocolo se daña, la ley obliga a reconstruirlo. Esto en muchas ocasiones puede ser imposible.
Los documentos del Protocolo deben llevar el sello, la firma, signo y rúbrica de la persona notario, firma e iniciales de los comparecientes y los testigos en todos los folios y los sellos de rentas internas que correspondan, los cuales se computan en una tabla provista por el Departamento de Hacienda. Al final del año todos los documentos se agrupan en orden cronológico, se numeran consecutivamente todas sus páginas y se les hace un índice para luego encuadernarlos. Los documentos encuadernados se conocen como Protocolo del año tal y se conservan para que cuando una parte interesada quiera una copia certificada de un original se le pueda suministrar.
El Derecho Notarial es tan estricto que hace que el incumplimiento de algunos de los trámites de la forma en los documentos o en las notificaciones los anulen totalmente. La anulación de un documento notarial puede ocasionar que el abogado o abogada sea desaforado y que se le demande civilmente. De hecho, la mayoría de los casos en que se instan acciones administrativas o judiciales contra los abogados o abogadas están relacionadas con la notaría.
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